Tietosuojaseloste

Refinec Oy on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja henkilötietojasi. Refinec käsittelee henkilötietojasi kansainvälisten ja Euroopan tietosuojaperiaatteiden ja soveltuvan henkilötietolainsäädännön (mukaan lukien Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen soveltuvin osin) mukaisesti.

Tämä tietosuojaseloste on jaettu eri osiin, jotka liittyvät Refinecin erilaisiin henkilötietojen käsittelytoimintoihin.

1. Refinecin verkkosivut ja Internet-palvelut
2. Refinecin asiakassuhteiden hallinnan tietokannat
3. Rekisteröidyt oikeudet
4. Päivityksiä tietosuojakäytäntöön
5. Tekijänoikeusilmoitus ja tavaramerkit

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterin pitäjä: Refinec Oy
Osoite: Savenvalajantie 10, 53500 Lappeenranta
Puhelin: +358 10 504 4360
Sähköposti: info@refinec.fi

1. Refinecin verkkosivut ja Internet-palvelut

Yleensä voit vierailla refinec.fi-sivustolla (“sivustolla”) antamatta henkilötietojasi. Sivusto on teknisesti jaettu erillisiin osiin, joista jotkin saattavat vaatia
keräämään enemmän henkilötietojasi, kun taas toisia voidaan käyttää ilman henkilötietojen käsittelyä.

Kun vierailet sivustolla, tietokoneesi lähettää automaattisesti tiettyjä teknisiä ja muita tietoja (esim. IP-osoite, selaimesi tyyppi ja käynnin lähde). Keräämme myös tietoja verkkosivustosi käyttötiedoista evästeiden avulla. Katso lisätietoja tämän tietosuojakäytännön Evästeet-osiosta.

Tietyissä sivuston osissa sinua voidaan pyytää antamaan henkilötietoja palvelua tai työnhakua varten.

1.1 Käsittelyn tarkoitukset ja lailliset perusteet

Refinecin sivuston kautta keräämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

• varmistaa sivuston tehokas ja turvallinen käyttö
• kehittää sivustoa laadukkaammaksi ja palveluiltaan paremmaksi
• parantaa palveluitamme verkkosivukävijöille
• ottaa yhteyttä verkkosivukävijöihin
• tehdä tutkimusta ja kerätä tilastoja (esim. missä sivustomme osissa käyttäjät vierailevat ja kuinka paljon aikaa he viettävät sivustolla).

Tietojen käsittelyn lailliset perusteet ovat Refinecin oikeutettuja etuja, jotka liittyvät edellä mainittuihin tarkoituksiin. Refinec pyytää rekisteröidyn suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn soveltuvien lakien niin vaatiessa.

1.2 Henkilötietojen lähde ja säilytysaika

Henkilötiedot vastaanotetaan suoraan verkkosivukävijältä, tai hän antaa he sivuston käytön yhteydessä.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan tai tehdään anonyymeiksi.

Kerättyjen henkilötietojen säilytysaika on 3 kuukautta. Jos työnhakija on antanut suostumuksensa yhteydenottoon muussa työssä, säilytysaika on 12 kuukautta. Voimme kuitenkin siirtää henkilötietoja yhteydenottolomakkeiden yhteydessä CRM-järjestelmäämme, josta voit lukea lisää osiosta 2.

1.3 Evästeet

Refinec saattaa ajoittain asettaa verkkosivukävijä tietokoneelle tai mobiililaitteelle tietoja, jotka tunnetaan yleisesti nimellä ”evästeet”. Näin Refinec voi tunnistaa verkkosivukävijän, jos tämä on suostunut evästeiden asettamiseen tietokoneelleen tai laitteelleen esimerkiksi suostumuksellaan tai muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeet antavat Refinecille tietoa siitä, miten ja milloin kävijä on käyttänyt sivustoa ja auttavat Refineciä parantamaan sivustoa paremman palvelun luomiseksi.

Evästeitä käytetään nykyään yleisesti monilla verkkosivustoilla. Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit asettaa selaimesi poistamaan ne tai poistaa ne käytöstä Refinec-evästeiden asetustyökalulla. Huomaa, että evästeiden poistaminen käytöstä voi estää sinua käyttämästä tiettyjä palveluita sivustolla.

1.4 Yhteydenottolomakkeet

Refinec käyttää yhteydenottolomakkeita sivustolla. Voit ottaa Refineciin yhteyttä joko suoraan puhelimitse, sähköpostitse tai täyttämällä yhteydenottopyynnön.

Yhteydenottopyynnön yhteydessä Refinec kerää henkilötietoja yhteydenottoa varten:

• Nimi
• Yhtiö
• Sähköposti
• Puhelinnumero

Refinec käyttää keräämiään tietoja ottaakseen yhteyttä ja mahdollisesti lisätäkseen ne CRM-järjestelmäänsä. Voit lukea lisää henkilötietojen käsittelystä CRM-järjestelmässämme osiosta 2.

1.5 Työhakemus

Rekrytointiprosessin aikana Refinec voi kerätä ja tallentaa seuraavat henkilötiedot:

• Nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut yhteystiedot
• Ansioluettelo tai CV, saatekirje, aikaisempi ja/tai asiaankuuluva työkokemus tai muu kokemus, koulutus, opintosuoritusotteet tai muut tiedot, jotka hakija antaa meille hakemuksen ja/tai haku- ja rekrytointiprosessin tueksi.
• Linkit LinkedIn-profiiliin, video-CV:hen ja hakemukseen.

Refinec kerää henkilötietoja suoraan hakijalta tai ulkopuolisilta kumppaneiltamme, esim. head huntereilta. Refinec voi saada tietoja myös ammattimaisista sosiaalisista verkostoista, kuten LinkedInistä, vain, jos hakija on antanut siihen luvan antamalla linkin profiiliinsa.

Tietoja tarvitaan rekrytointia ja työsuhteen solmimista varten. Rekisteriin kerätään vain hakijan antamia tietoja, joten kerääminen tapahtuu hakijan omalla suostumuksella. Kerättyjä henkilötietoja käytetään hakijan soveltuvuuden arvioimiseen ja yhteydenottoon.

Työhakemuksia säilytetään kahdessa paikassa: Refinecin sähköpostissa. Työhakemusten säilytysaika on 12 kuukautta.

1.6 Verkkosivustoanalyysi

Refinec käyttää Google Analyticsia seuratakseen, kuinka verkkosivukäyttäjät käyttävät verkkosivustoa ja mikä sisältö on suosiossa kävijöiden keskuudessa. Google Analytics seuraa käyttäjien vuorovaikutusta, kerää henkilötietoja, kuten IP-osoitteita, käyttäjätunnuksia ja evästeitä käyttäytymisen profilointia varten. Google Analyticsin vierailijatiedot eivät vanhene automaattisesti. Refinec kerää ei-henkilökohtaisia tietoja, kuten Internet-selaimen tyyppiä, käyttöjärjestelmää ja sen verkkosivuston IP-osoitetta. Refinec käyttää tietoja kehittääkseen sivustoaan vastaamaan paremmin käyttäjän tietokoneasetuksia, kiinnostuksen kohteita ja mieltymyksiä.

1.7 Upotettu sisältö muilta sivustoilta

Refinecin sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esim. videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Muiden verkkosivustojen upotettu sisältö käyttäytyy täsmälleen samalla tavalla kuin jos vierailija olisi käynyt toisella verkkosivustolla.

Nämä verkkosivustot voivat kerätä tietoja sinusta, käyttää evästeitä, upottaa ylimääräistä kolmannen osapuolen seurantaa ja seurata vuorovaikutustasi tuon upotetun sisällön kanssa.

1.8 Henkilötietojen siirrot

Refinec ei siirrä henkilötietoja Refinec Oy:n tai sen kumppaneiden ja alihankkijoiden ulkopuolelle.

Yrityksen sisällä henkilötietoja siirretään vain eri osastojen välillä työhakemusten käsittelijöille.

Refinec voi tarjota koottuja tilastoja asiakkaistaan, myynnistä, liikennemalleistaan ja muista Sivuston tiedoista hyvämaineisille kolmansille osapuolille, mutta nämä tilastot eivät sisällä henkilötietoja.

2. Refinecin asiakassuhteiden hallintatietokannat (CRM)

Refinec käyttää asiakassuhteiden hallinnan (”CRM”) tietokantoja myynti- ja markkinointitoimintojen hallintaan ja seurantaan. Refinecin CRM-tietokannat sisältävät henkilötietoja asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja muiden yritysten edustajista, joiden kanssa Refinecillä on liikesuhde tai sitä halutaan kehittää. Refinecin CRM-tietokannat voivat sisältää myös Refinecin asiakkaiden asiakkaiden tai Refinecin laitteisiin ja palveluihin liittyvien loppukäyttäjien henkilötietoja.

Tässä osiossa on lisätietoja Refinecin CRM:ään liittyvistä henkilötietojen käsittelystä.

2.1 Kerätyt henkilötiedot

CRM:n yhteydessä voidaan kerätä ja käsitellä seuraavia tietoja:

• Nimi
• Yhtiö
• Sähköposti
• Matkapuhelinnumero
• Kieli
• Mahdolliset muut liikesuhteen kannalta merkitykselliset tiedot

Tällaisia henkilötietoja kutsutaan myöhemmin tässä tietosuojaselosteen kohdassa 2 ”henkilötiedoilla” ja henkilöitä, joiden henkilötietoja käsitellään, ”rekisteröityinä”.

2.2 Käsittelyn tarkoitukset ja lailliset perusteet

Refinecin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on helpottaa Refinecin liiketoimintaa, tukea myyntitoimintaa, hoitaa toimituksia, huoltopalveluita ja laskutusta, olla yhteydessä asiakkaisiin sopimusten hallinnasta ja markkinointia varten sekä muutoin asiakassuhteen ylläpitäminen. Refinec voi käyttää henkilötietoja myös tapausten ja vaateiden käsittelyyn sekä avustamiseen asiakkaan pyynnöstä.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen sellaisten myyntisopimusten täyttämiseksi, joissa asiakasyritys on osapuolena. Lisäksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä Refinecin säännöllisiin liiketoimintatarkoituksiin liittyvien oikeutettujen etujen vuoksi. Refinec pyytää rekisteröidyn suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn soveltuvien lakien niin vaatiessa.

2.3 Henkilötietojen lähde (lähteet) ja säilytysaika

Henkilötiedot on saatu asiakkailta tai saatu heidän Refinecin palveluiden käytön yhteydessä.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen edellä mainittuja tarkoituksia varten. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan tai tehdään anonyymeiksi.

2.4 Henkilötietojen siirrot

Refinec käyttää henkilötietoja vain sisäisiin liiketoimintatarkoituksiinsa eikä luovuta tietoja ulkopuolisille tahoille.

3. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyt voivat milloin tahansa ottaa yhteyttä Refineciin ja pyytää pääsyä henkilötietoihinsa. Refinec oikaisee tai poistaa rekisteröidyn pyynnöstä kaikki puutteelliset, epätarkat tai vanhentuneet henkilötiedot.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Jos henkilötietojen käsittely perustuu Refinecin oikeutettuun etuun, rekisteröity voi vastustaa käsittelyä tietyn yksilöllisen tilanteen perusteella. Rekisteröidyn tulee yksilöidä tällainen seikka vastustamista koskevassa pyynnössä.

Tietyissä olosuhteissa rekisteröidyt voivat myös vastustaa henkilötietojensa käsittelyä sekä pyytää tietojen siirrettävyyttä. Mikäli rekisteröidyillä on huolia tai huomautuksia Refinecin käsittelytoimista, heillä on myös oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle.

Refinec voi evätä pyynnön tai periä kohtuullisen palkkion pyynnön täyttämisestä, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai liiallinen tai Refinecillä on muu laillinen peruste pyynnön hylkäämiselle. Tällaisia oikeutettuja perusteita voivat olla mm. estää Refineciä poistamasta henkilötietoja, jotka on säilytettävä paikallisten lakisääteisten vaatimusten vuoksi tai säilyttääkseen dokumentointiketjun paikallisen korvausvaatimusajan loppuun asti. Refinec saattaa myös joutua säilyttämään tiedot voidakseen täyttää sopimusvelvoitteet.

Huomaa myös, että jos Refinec estää tai poistaa henkilötietosi pyydettäessä, Refinec ei välttämättä pysty suorittamaan palveluita, joita haluaisit käyttää tai olet aiemmin tilannut tai pyytänyt, tai tarjota sinulle sisältöä, jonka haluat ladata tai vastaanottaa.

Muutoin pyydettäessä Refinec poistaa henkilötietosi viipymättä.

4. Tietosuojakäytännön päivitykset

Refinec pyrkii jatkuvasti kehittämään sivustoa, sen liiketoimintaa sekä tietosuojaan liittyviä prosesseja ja työkaluja ja pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Sovellettavien tietosuojalakien edellyttämässä laajuudessa Refinec voi ottaa sinuun yhteyttä myös muiden käyttöliittymien kautta tai käyttämällä kerättyjä yhteystietoja antaakseen tietoja päivityksistä, joilla on olennaisia vaikutuksia sinuun rekisteröitynä.

5. Tekijänoikeusilmoitus ja tavaramerkit

Kaikki tämän verkkosivuston kautta saatavilla olevat materiaalit, mukaan lukien tuotteet, palvelut ja verkkosisältö, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, kuvat, teksti ja erilaiset lataukset (”materiaalit”) ovat Refinec Oy:n omaisuutta, ellei toisin mainita.

Materiaalit ovat tekijänoikeus- ja muiden immateriaalioikeuslakien suojaamia ja kaikki oikeudet mainittuihin materiaaleihin pidätetään Refinec Oy:llä. Voit tarkastella, kopioida ja tulostaa verkkosivuston sivuja vain henkilökohtaiseen käyttöön. Et saa muuten käyttää, jäljentää, ladata, muokata, tallentaa, lähettää, välittää, myydä tai saattaa kenenkään osapuolen saataville mitään verkkosivuston sisällön osaa ilman Refinec Oy:n lupaa.